Das elektronische Ursprungszeugnis – für uns geeignet?

Anfang April besuchten meine Kollegin und ich ein Seminar der IHK Pforzheim zum Thema „Das elektronische Ursprungszeugnis“. Da wir bei der IHK die Dokumente bisher in Papierform eingereicht haben, kam die Frage auf, ob die neue Möglichkeit der elektronischen Übertragung für uns sinnvoll wäre.

Was versteht man unter einem Ursprungszeugnis?
Das Ursprungszeugnis (UZ) ist ein Ursprungsnachweis, der im Zusammenhang mit Ausfuhrgeschäften in bestimmten Zielländern gefordert wird. Er wird innerhalb der EU in Form einer beglaubigten Urkunde durch die IHK ausgestellt. Durch das Ursprungszeugnis wird das Ursprungsland von Waren nachgewiesen. Wir stellen das Ursprungszeugnis auf Kundenwunsch aus.

Folgende Inhalte werden in einem Ursprungszeugnis vermerkt:
1. Firmenanschrift (Absender, Empfänger)
2. Ursprungsland
3. Artikelbezeichnung (inkl. Stückzahl, Preis, Gewicht)
4. Zolltarifnummer

pdf Ursprungszeugnis

Arbeitsablauf bei der Erstellung eines Ursprungszeugnisses
Mithilfe der Rechnungskopie und des Ursprungszeugnisses von unseren Lieferanten füllen wir zuerst den Vordruck für die IHK aus. Daraufhin müssen die kompletten Unterlagen bei der IHK vorgelegt werden, welche den Vordruck freigibt. Das stellt für uns einen großen Aufwand dar, da wir für jede Freigabe nach Pforzheim fahren müssen.

UZ_Galerie

Elektronischer Weg
Seit März 2014 ist es möglich, den Antrag des Ursprungszeugnisses auf elektronischem Weg zur Freigabe an die IHK zu senden.

Vorteile des elektronischen Weges:
1. Einsparung der Post- und Fahrtwege pro Vorgang
2. Anträge werden in kürzester Zeit freigegeben
3. Ausdruck der Ursprungszeugnisse erfolgt im Unternehmen
4. Entscheidungen, Änderungen etc. werden per E-Mail zugestellt

Voraussetzungen für den elektronischen Weg
Jeder von uns in der Zentrale benötigt eine persönliche IHK-Signaturkarte (Erneuerung alle zwei Jahre). Diese Karte wird mit den persönlichen Daten des Antragstellers versehen, sodass jeder Antrag einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet werden kann. Des Weiteren benötigen wir hierzu ein Kartenlesegerät zum Einloggen und eine Software zur Erstellung des Ursprungszeugnisses.

Arbeitsablauf bei der elektronischen Erstellung eines Ursprungszeugnisses
Nachdem die technischen Voraussetzungen geschaffen sind, schaltet die IHK das Unternehmen frei. Nun kann das Ursprungszeugnis über die Software erstellt werden. Nachdem das Formular ausgefüllt ist, wird der Antrag zur Freigabe an die IHK gesendet, welche für die Überprüfung zuständig ist. Nach Freigabe kann das Ursprungszeugnis inklusive Stempel und Unterschrift der IHK nur einmal ausgedruckt werden.

Trotz der Vorteile ist das Verfahren doch mit einem enormen Aufwand und Zusatzkosten verbunden, die derzeit in keinem Verhältnis zu unserem Bedarf von drei bis vier Anforderungen im Jahr stehen.

Sollten sich die Anfragen zukünftig häufen, werden wir sicherlich auf den elektronischen Weg umsteigen.

Alena Siems

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